درباره ی پروژه

” تدوین سیستم داشبرد مدیریتی جامع با رویکرد پیاده سازی سند مدیریت استراتژیک “

همانگونه كه مستحضريد امروزه بسياري از سازمان ها جهت انسجام بخشي به فعاليت ها و وظايف خود اقدام به تهيه چشم انداز و برنامه استراتژيك مي نمايند . براي اين برنامه هاي استراتژيك يك سري شاخص ها و اهدافي تعريف مي شود كه طي دوره هاي زماني مشخص اين اهداف و شاخص ها (KPI ها) پايش مي گردند . عموما براي سهولت مديريت اطلاعات شاخص ها ، نرم افزارهايي تهيه مي گردند كه در بسياري از سازمان ها جاري و ساري مي باشند . يكي از مواردي كه در اجراي موفق برنامه هاي استراتژيك بايد لحاظ گردد اين است كه سازمان بتواند تصميمات خوب و با كيفيت بگيرد و اين تصميمات و عملكردهاي سازمان در راستاي اهداف استراتژيك جهت داده شود . هدف از سامانه فوق ايجاد مديريت هوشمند جهت ساماندهي فعاليت هاي سازمان و جهت دهي آنها به منظور هر چه بيشتر هدفمند كردن آنها در راستاي اهداف سازمان مي باشد . انتظار مي رود با راه اندازي درست اين سامانه بهره وري در سازمان ها حداقل دو برابر شود . اين سامانه از چندين بخش تشكيل شده است كه در ادامه به تشريح هر كدام مي پردازيم :
1 ) بانك جامع دستورالعمل ها و قوانين و فرايند ها و الزامات
الف ) بانك دستورالعمل ها و قوانين و فرايندها و الزامات . اين بخش از سامانه قابليت ثبت و نگهداري انواع دستورالعمل ها به همراه نسخ و اصلاحيه هاي آنها را دارد . ارتباطات بين اين بخش و سيستم مديريت جلسات به منظور انسجام بخشي هر چه كاملتر ديده شده است . در اين سامانه گروه هاي كاري مختلفي قابليت تعريف شدن را دارند مثل گروه طراحان ، گروه مميزان مالي ، گروه ايمني . . . كه براي هر گروه پست هاي سازماني مرتبط با آن گروه تعريف مي شود . دستورالعمل ها نيز به همين شكل طبقه بندي مي شوند مثل گروه دستورالعمل هاي طراحي ، گروه دستورالعمل هاي ايمني و . . . . و در اين سيستم مي توان گروههاي دستورالعمل ها هر گروه كاري را تعريف نمود و براين اساس مي توان خيلي راحت ملزومات دانشي هر پست سازماني را تعيين نمود
ب ) بخش ثبت دستورالعمل ها و قوانين و فرايندها و الزامات خوانده شده توسط پرسنل . كه اين بخش به منظور اطمينان بخشي به اين امر كه كليه دستورالعمل ها و قوانين و فرايندها و الزامات توسط پرسنل مربوطه مطالعه شده اند ايجاد شده است و در نتيجه آن دستورالعمل ها و قوانين و فرايندها و الزامات به خوبي در سازمان رسوب داده مي شوند .
ج ) بخش ايجاد پرسش و پاسخ هاي دستورالعمل ها و قوانين و فرايندها و الزامات به منظور ارزيابي اينكه آيا افراد مرتبط به خوبي موضوع دستورالعمل ها و قوانين و فرايندها و الزامات را درك نموده اند يا نه . اين بخش از سامانه به صورت دوره اي و با يك زمانبندي مشخص يك سري سوالات را به كارتابل افراد جهت ارزيابي دانش و درك آنها از دستورالعمل ها و قوانين و فرايندها و الزامات مطالعه شده ارسال مي نمايد و نتايج ارزيابي را نيز ثبت و نگهداري مي نمايد .
د ) ربات نرم افزاري تعيين سطح دانش افراد نسبت به دستورالعمل ها و قوانين و فرايندها و الزامات در زماني كه سازمان قصد انتصاب افراد به يك پست يا منصبي را دارد مي تواند به سازمان اطلاعات لازم در خصوص ميزان دانش افراد نسبت به دستورالعمل ها و قوانين و فرايندها و الزامات آن پست را بدهد ، تا سازمان تمهيدات لازم در خصوص انتصاب يا عدم انتصاب فوق يا مراقبت از فرد مذكور در خصوص تصميمات اتخاذي ايشان و نيز پيگيري فراگيري فرد در خصوص تسلط بر دستورالعمل ها و قوانين و فرايندها و الزامات پست خود را فراهم نمايد .
ه ) بخش تعيين و تعريف مسئوليت پست هاي سازماني در قبال بند ها ي دستورالعمل ها و قوانين و فرايندها و الزامات يكي از مهمترين بخش هاي اين زير سيستم مي باشد كه بعدها در ارزيابي ها كاربرد زيادي خواهد داشت .
و) بخش پرسش و پاسخ هاي كاربران در مورد ابهامات و سوالاتشان در خصوص دستورالعمل ها و قوانين و فرآيندها و الزامات از خبرگان هر گروه دستورالعمل .
انتظار ما در خصوص نتايج راه اندازي زير سيستم فوق ايجاد يك پايه درست از اطلاعات لازم و صحيح جهت هر پست سازماني كه براساس آن مسئول هر پست بتواند در حيطه كاري خود تصميمات با كيفيت و درست در چارچوب مسئوليت ها و تكاليف و حدود اختيارات خود بگيرد . همه تصميات آثار اوليه دارند و آثار ثانويه . عمده تصميمات در كشور ما براساس آثار اوليه اتخاذ مي شود و اين امر منجر به اتخاذ تصميمات با كيفيت متوسط يا ضعيف مي شود و هر چه ميزان تسلط افراد بر دستورالعمل ها و قوانين و الزامات كاري خود بيشتر باشد به همان اندازه مي توان انتظار داشت كه تصميمات اتخاذ شده با لحاظ جميع شرايط صورت گرفته و تصميمات از كيفيت مطلوبتري برخوردار شوند .
2 ) مديريت جلسات :
به منظور ايجاد انسجام در خصوص اخذ تصميمات و پيگيري اجراي آنها يك زير سيستم قوي در خصوص مديريت جلسات در سازمان ها ايجاد شده است كه در نوع خود كاملترين در كشور مي باشد . اين سيستم داراي ارتباطات بين سيستمي با زير سيستم دستورالعمل ها و قوانين و نيز زير سيستم برنامه هاي عملياتي مي باشد .
3 ) برنامه هاي عملياتي :
به منظور مديريت برنامه هاي عملياتي ، تصميمات اتخاذ شده در جلسات و حلقه هاي QCC و . . . مي باشد . اين زير سيستم به صورت مكانيزه اقدام به مديريت اجراي برنامه عملياتي مختلف و نظارت و گزارش دهي آنها مي نمايد . استفاده از ربات هاي ناظر بر بررسي عملكرد افراد يا واحد ها در خصوص انجام برنامه هاي عملياتي از ديگر امكانات اين بخش از نرم افزار مي باشد .
4 ) بانك جامع آمار و شاخص ها :
زير سيستم بانك جامع آمار و شاخص ها به همراه گزارشات جزئيات آناليز شاخص ها ، نقاط ضعف و پيشنهاد بهبود . به همراه مكانيزم هاي پيش بيني روند هاي آتي . قابليت تعريف اهداف ، و ثبت و نگهداري عملكردها و ترسيم نمايش روند آتي از امكانات آن مي باشد . وصل كردن شاخص ها به بودجه و آناليز آنها يكي ديگر از قابليت هاي اين زير سيستم مي باشد . اطلاعات مي توانند به صورت دستي يا مكانيزه طي دوره هاي زماني مورد نظر استخراج و ثبت شوند .
5 ) ارزيابي كيفي تصميمات اتخاذ شده به منظور ارتقا كيفيت تصميم گيري :
اين زير سيستم مديريت ارزيابي نتايج تصميمات گرفته شده و نيز جمع بندي پيش بيني نتايج تصميمات اتخاذ شده را بر عهده دارد . از نتايج جانبي اين زير سيستم انتخاب افراد مناسب براي كميته هاي مربوطه مي باشد .
6 ) مديريت ريسك سازمان :
هدف اصلي يك برنامه استراتژيك بهره برداري هر چه بيشتر از فرصت ها و كنترل ريسك ها مي باشد . اين زير سيستم با مديريت منظم اطلاعات اقدام به رصد فرصت ها و ريسك ها در چهارچوب برنامه استراتژيك مي نمايد . با اجراي موفق اين بخش انتظار مي رود كه سازمان ها بتوانند تا حد زيادي ريسك ها را كنترل و يا به فرصت تبديل نمايند .
7 ) بانك تجربيات :
زير سيستم بانك تجربيات در خصوص عملكرد و اقدامات صورت گرفته افراد در رشد يا تنزل شاخص هاي تحت مديريت آنها . اين امر باعث مي شود كه ديگران نيز از اين تجربيات بهره مند شوند و سازمان با هزينه هاي پايينتري شاخص هاي خود را تحقق بخشد.
8 ) مديريت عملكرد :
زير سيستم مديريت عملكرد افراد و مديران و كل شركت به صورت روزانه به عنوان شاه كليد اجراي موفق و درست برنامه استراتژيك . اين زير سيستم طي دوره هاي زماني مشخص عملكرد افراد را از جنبه هاي مختلف بررسي و نتايج آن را به يك عدد تبديل مي نمايد . به عنوان مثال موارد ذيل در ارزيابي افراد مي تواند لحاظ گردد :

الف ) نحوه كيفيت حضور فرد در سازمان ( از زير سيستم حضور و غياب ) ب ‌) نحوه پاسخ افراد به نامه و كارتابل پويا ( از روي سيستم اتوماسيون و نيز سيستم جامع )
ج ) عملكرد فرد در خصوص تحقق اهداف شاخص ها تحت مسئوليت

د ) نحوه حضور فرد در جلسات ه ) كيفيت اجراي برنامه هاي عملياتي
و ) ميزان كيفيت مشاركت در اداره سازمان و . . .
ز ) ميزان تسلط بر دستورالعمل ها و قوانين و الزامات و فرآيند ها
ح ) شركت در دوره هاي ورزشي ( از روي اضافه كار ورزشي و . . )
ت ) وضعيت سلامت جسماني
ي ) عملكرد فرد در خصوص اجراي برنامه هاي عملياتي
و . . .
در اين زير سيستم امتياز هر فرد و رتبه آن بين نفرات همتراز خود نمايش داده مي شود . امتياز هر مدير ميانگين امتياز خود و زير مجموعه تحت مديريت وي مي باشد و از اين طريق مي توان به مديران نيز امتياز مديريتي تعيين نمود و متعاقب آن رتبه آن مدير در بين مديران همتراز خود تعيين مي شود و در نهايت ميانگين امتياز كل نفرات سازمان مبين امتياز كل شركت مي باشد ، اينكه كل شركت در جميع موارد مورد ارزيابي چه امتيازي را شامل مي شود . اين زير سيستم ارزيابي پويا بوده و به مرور با توسعه نرم افزار و قابليت ها مي تواند موارد بيشتري را شامل شود تا سازمان از جنبه هاي بيشتري مورد ارزيابي قرارگيرد .