ممیزی چیست؟

  • از
ممیزی

ممیزی چیست؟

به فرایندی ممیزی می گوییم که سازمان یافته و مستقل می باشد که جهت بدست آوردن شواهد ممیزی و ارزیابی آن ها به طریق عینی برای معین کردن معیار های ممیزی برآورده می شود.
انواع مختلف ممیزی:
شخص اول: (First Party Audit)
به ممیزی می گویند که از طرف خود سازمان برای اهداف داخلی انجام گرفته است و یکی از دلایل خود اظهاری سازمان ها درباره انطباق می باشد.
شخص دوم: (Second Party Audit)
این نوع ممیزی از جانب مشتریان سازمان و یا طرف هایی که در مورد دامنه فعالیت سازمان زیرنفع هستند، بر پایه استاندارد و معیار های توافق شده صورت می پذیرد.
شخص ثالث : (Third Party Audit)
ممیزی شخص ثالث توسط سازمان های مستقل که دارای اعتبار و صلاحیت هستند صورت می پذیرند.این سازمان ها ثبت کننده الزامات و استاندارد های ایزو 9001 می باشند.
انجام پذیری ممیزی ها:
1- تیم ممیزی تشکیل می شود
در مرحله اول یک تیم توسط شرکت انتخاب شده و به آن ها آموزش های لازم داده می شود. تعداد این تیم بستگی به حجم کار و تعداد فرایند ها و واحد ها کم و یا زیاد می باشد. افراد انتخابی باید در مورد مسائل استاندارد های ایزو، قوانین و اصول ممیزی و چگونگی آن ها کاملا آشنا و خبره باشند.
2- برنامه ممیزی تهیه می شود.(Audit Program )
به وسیله این مرحله مشخص می شود که در کدام ماه سال کدامیک از فرایند ها و یا واحد ها باید مورد ممیزی قرار بگیرند. در این مرحله مشخص می شود کدام فرایند در کدام ماه سال جاری باید برای ممیزی داخلی آماده باشد.
3- چک لیست ممیزی داخلی تهیه می شود
این چک لیست باعث آسان تر شدن ممیزی داخلی برای افراد می شود. پیشنهاد می شود برای تهیه این چک لیست از استاندارد های ایزو استفاده شود که با پوشش همه جانبه سوالات ، فردی دچار سوال و یا موردی دچار فراموشی نشود.
4- طرح ممیزی (Audit Plan)
باید دقت داشته باشید که طرح ممیزی با برنامه ممیزی اشتباه گرفته نشود.در این طرح برنامه 1 روزه ممیزی نوشته می شود. در این طرح به موارد جزئی تر و دارای زمانبندی ارائه می شود. این طرح می تواند شامل جزئیات ممیزی و ساعات می باشد. به صورت مثال چه ساعتی و توسط چه فردی ممیزی می شود و ممیزی چه مواردی را مشاهده و کنترل می کند.
5- فرستادن طرح ممیزی به سایر واحد ها
برای اینکه تمامی واحد ها از زمان دقیق ممیزی خود مطلع شوند، این طرح از طریق نامه که شامل ساعت دقیق انجام ممیزی می باشد ارسال می شود.
6- جلسات تیم ممیزی
جلسه ای جهت هماهنگی مجدد اعضای تیم ممیزی و بررسی مجدد مسئولیت ها بر پا می شود.. مدیر ممیزی با هماهنگی کلیه ی اعضا برای شروع ممیزی داخلی آماده می شوند.
7- افتتاحیه
این گام در شرکت های کوچکتر به صورت جلسات ممیزی داخلی بیرونی و صدور گواهینامه می باشد. در شرکت های بزرگ این جلسه با همراهی مدیران فرایند ها و مدیران ارشد ممیزی برگزار می شود. در این جلسه به قوانین داخلی، اعضا و طرح ممیزی مجدد اشاره می شود.
8- اجرا
بر اساس طرح های ممیزی و چک لیست های آماده شده، تیم ممیزی با بررسی فرایند ها و واحد ها شروع به اجرای ممیزی می کند. در این مرحله رفتار ممیزی ها باید بسیار دقیق و حرفه ای بوده ، سوالات با دقت بسیار طرح شوند و ثبت مشاهدات با نهایت دقت صورت پذیرد.
9- ثبت عدم انطباق ها
یکی از عمده ترین وظایف ممیزین در این مرحله، ثبت تمامی مغایرت ها و عدم انطباق ها می باشد که باید به صورت گزارش جمع آوری شوند. این گزارشات باید بصورت کامل شفاف شامل سند های مشاهده شده، تاریخ آن ها، مغایرت هریک از آن ها با بند استاندارد و سایر اطلاعات مربوط با موضوع عدم انطباق ثبت شود.
10- جلسه اختتامیه و جمع بندی
بعد از اتمام اجرای ممیزی داخلی ، جلسه ای برای اعضا گذاشته می شود تا به بررسی موارد و مغایرت های بدست آمده بپردازند، سپس اطلاعات یکپارچه شده و در جلسه اختتامیه در حضور مدیران ارائه می شود همچنین سایر عدم انطباق در هر واحد و فرایند تذکر داده می شود، سپس هر کدام از واحد ها موظف هستند تا اقدام اصلاحی و همچنین زمان دفع عدم تطابق ها را اعلام کنند.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *